一、总则
为完善公司的治理结构,强化公司对各部门的统一管理,达到集中决策与适当分权的合理平衡,以满足公司管理及经营的需要,依据《中华人民共和国公司法》及相关公司章程的规定,制定本办法。
本制度所称的授权主要是指董事长对首席执行官授权;首席执行官对各部门经理授权。
二、授权的类别和形式
(一)公司的授权分为基本授权和特别授权两个类别:
(1)基本授权:一是指首席执行官对各部门基本业务范围的授权,经基本授权产生被授权部门的基本职能权限。二是指董事长对首席执行官的基本授权。基本授权的期限为1年,在年终时各级授权人有权依据全年授权使用情况对授权范围进行调整。
(2)特别授权是指对超出基本授权范围的某一特定事项或某项特殊业务的临时性授权。经特别授权产生被授权部门的特别权限。特别授权的期限可为不定期,也可定期,无论定期与否最长不得超过1年。
根据经营需要向各部门进行的基本和特别的授权,除非对某部门的授权管理有特殊的规定,接受授权的部门不得再向其所辖部门和个人转权。
(二)授权的基本形式:
(1)基本授权:由首席执行官代表公司向各部门签发《A有限公司基本授权书》(以下简称基本授权书),被授权人为各部门经理。
(2)特别授权:由首席执行官代表公司向个别部门签发《A有限公司特别授权书》(以下简称特别授权书),被授权人为某部门经理或指定人员。
三、授权的范围
公司基本授权的范围包括:行政人事授权、财务授权和业务授权,分别产生被授权部门的人事权限、财务权限和业务权限。
(一)行政人事授权的主要内容:员工考评、奖惩;组织架构编制;员工薪酬、福利的确定;人事管理制度的制订;各项行政管理制度及流程的制订。
(二)财务授权主要内容:财务预算编制及调整;资金按预算及计划的收支;银行及其他方式的投融资业务;合同付款计划的审批;财务管理制度的制定。
(三)业务授权的主要内容:对外经营业务的重大决策;对外业务合同的签订;对外经营业务风险的把控。
四、授权书的签订
(一)《A有限公司授权管理办法》经公司董事长批准同意后,由首席执行官代表公司与各部门经理正式签订基本授权书。授权书正本由公司综合部负责存档保管。
(二)公司对各部门的基本授权应与各部门职能相一致。
五、授权的变更及变更程序
(一)当被授权部门发生下列情况时,公司可变更对该部门的基本授权:
(1)部门与授权有关的工作岗位设置发生变更
(2)被授权人发生重大越权行为
(3)因被授权人未能正确履行授权程序造成重大经营风险
(4)其他需要变更的情况
(二)基本授权的变更程序
变更部门根据具体情况提出基本授权书的变更方案,重大变更方案报股东会批准,一般变更方案报公司董事长批准。变更方案批准后由公司综合部出《A有限公司授权变更通知书》(以下简称变更通知书),经公司董事长签字盖章后,将变更通知书复印本下发被授权部门。变更通知书作为原基本授权书的附属文件,与原基本授权书具有同等效力,随原基本授权书的终止而终止。
六、特别授权范围
(一)公司出现下列情况时,首席执行官可以向个别部门签发特别授权:
(1)部门因公需超出基本授权范围而对外开展业务或订立合同、协议时,经公司首席执行官批准出具针对专项事务的特别授权书,被授权部门为处理前述事宜的经办部门,具体办理人员为经办人。
(2)在公司发生诉讼或者非诉讼纠纷时,为妥善处理纠纷,经公司风险控制部门申请,首席执行官向处理该纠纷的员工或律师顾问等人员出具针对专项事务的特别授权书,被授权人为处理前述事宜的经办人。
(3)其他需要特别授权的事项由公司首席执行官依据具体事项而临时授权。
(二)特别授权的变更
公司首席执行官有权根据具体事项变化,变更或终止已签发的特别授权。综合部应及时将特别授权变更通知书下发被授权部门。特别授权变更通知书作为原特别授权书的附属文件,与原授权书具有同等效力,随原授权书的终止而终止。
七、授权的职务代理人
为保证授权工作顺畅,被授权人凡休假一天以上的均应指定职务代理人。职务代理人一般为代理人的直属下级。职务代理人授权属于临时授权。
职务代理人主要负责在代理人休假期间的协调工作,包括例行会议组织、代表被代理人参加会议、临时事项的组织调研和决策建议等。被代理人根据需要及对职务代理人的能力判断,给予职务代理人人事、财务、业务方面的正式授权。被代理人如没有对职务代理人给予正式的书面授权的,职务代理人只能行使自身原权限。如遇紧急事件,可提请被代理人的上级处理。
八、授权的管理
(一)授权不是弃权,应加强指导与监控。
(二)被授权者应依授权范围开展工作。监管部门应当定期或不定期对各级被授权部门履行权限的情况进行指导和督察。被授权部门有义务定期向公司首席执行官汇报该部门人员履行权限的实际情况。
(三)被授权人如出现下列违规行为,授权人可采取“部分取消授权、全部取消授权、调离工作岗位、降职、撤职、处分甚至追究刑事责任”的相应处罚。
(1)一事二签:将事项拆成两件或多件处理,以避开上级权限管理
(2)越权行事:超越权限处理事项,或未授权的事项自行处理
(3)权力滥用:利用所授予权力损害公司利益和名义
(四)授权因发生下列情况终止:
(1)授权书中规定期限届满,授权人没有发出授权延期的通知,则授权终止
(2)授权人权利被撤销
(3)被授权部门被撤销
(4)其他需要终止的情况